Como a Clynx coleta, usa, guarda e protege dados pessoais e clínicos, quem responde por cada dado e como exercer os seus direitos. Escrita para ser conferida, não só lida.
LGPD
Lei 13.709/2018
CFM
Res. 1.821/2007 e 2.314/2022
Marco Civil
Lei 12.965/2014
Versão
2026-09
Seção 01
A LGPD separa quem decide sobre o tratamento (controlador) de quem o executa em nome de outro (operador). Na Clynx os dois papéis existem, e saber qual se aplica a você define a quem pedir e quem responde.
Dados de pacientes
A clínica que atende o paciente é a controladora: coleta, decide a finalidade e responde ao titular. A Clynx trata esses dados apenas conforme as instruções da clínica, nos termos do Acordo de Tratamento de Dados (DPA) aceito na contratação.
Dados de profissionais e usuários
Para as pessoas que contratam e usam a plataforma (responsáveis, profissionais de saúde e equipe), a Clynx é a controladora e responde diretamente.
Visitantes do site
Quem navega em clynx.com.br, pede uma demonstração ou entra em contato tem seus dados tratados pela Clynx, como controladora.
Seção 02
A Clynx trata os seguintes dados pessoais no contexto do serviço:
Nome, CPF, registro profissional (CRM e outros conselhos), e-mail e telefone
Dados da clínica (CNPJ, razão social, endereços de atendimento e fiscal)
Dados de acesso: identificação da conta, data, hora e origem de cada acesso
Aceite dos Termos, da Política de Privacidade e do DPA, com data, hora, versão e endereço de origem
Dados cadastrais (nome, CPF, data de nascimento, contato, convênio)
Dados clínicos e de saúde (prontuário, anamnese, evolução, prescrições, exames, laudos)
Imagens e documentos enviados pela clínica ou pelo próprio paciente
Dados de composição corporal e de acompanhamento nutricional
Mensagens trocadas com a clínica pelo WhatsApp, incluindo áudio e o que foi transcrito dele
Consentimentos do paciente (lembretes, comunicações, apoio de tecnologia no atendimento, telemedicina), com histórico
Dados financeiros do atendimento (cobranças, pagamentos, recibos)
Endereço IP e dados técnicos do navegador, usados só para entregar as páginas e proteger o site
O site usa apenas o essencial para funcionar. Não há cookies de publicidade nem de rastreamento
Seção 03
Os dados são tratados exclusivamente para:
Prestar o serviço: Operar a plataforma contratada pela clínica: agenda, prontuário, atendimento pelo WhatsApp, financeiro, estoque, relacionamento com pacientes e apoio de inteligência artificial
Cumprir obrigação legal: Guardar prontuários pelo prazo mínimo de 20 anos (Res. CFM nº 1.821/2007) e registros fiscais pelo prazo legal
Segurança e prestação de contas: Registrar quem acessou e quem alterou cada dado, prevenir fraude e responder a incidentes
Melhorar o serviço: Métricas agregadas e sem identificação da pessoa. Dados de pacientes não são usados para treinar modelos de inteligência artificial
Comunicar: Avisos operacionais, relatórios e notificações do sistema à equipe da clínica
Seção 04
Cada tratamento se apoia em uma base legal da LGPD (Lei nº 13.709/2018):
Tutela da saúde
Dados de saúde tratados em procedimento realizado por profissional de saúde habilitado, em nome da clínica
Cumprimento de obrigação legal
Guarda de prontuários e registros fiscais pelos prazos legais
Execução de contrato
Prestação do serviço contratado pela clínica e pelo profissional
Legítimo interesse
Segurança, auditoria de acessos, prevenção de fraude e melhoria do serviço, sempre com o mínimo necessário
Consentimento
Comunicações de relacionamento e marketing, apoio de tecnologia no atendimento quando a clínica assim configurar, e telemedicina. Pode ser revogado a qualquer momento
Seção 05
Quando a base é o consentimento, ele é registrado com data, hora, canal e versão do texto aceito, e o histórico é mantido: é possível saber o que o paciente autorizou, quando, e quando mudou de ideia.
Lembretes e confirmações: Ligados por padrão por serem parte do atendimento; o paciente pode desligá-los a qualquer momento
Comunicações de relacionamento e marketing: Só com autorização expressa do paciente, registrada. Sem ela, nenhuma campanha é enviada
Apoio de tecnologia no atendimento: No primeiro contato pelo WhatsApp, o paciente é informado de que o atendimento da clínica tem apoio de tecnologia e pode pedir para falar com uma pessoa a qualquer momento
Telemedicina: Consulta online só acontece com o consentimento do paciente registrado antes do atendimento, conforme a Res. CFM nº 2.314/2022. O termo completo está em clynx.com.br/telemedicina
Parar na hora: Responder PARAR, SAIR, CANCELAR ou STOP em qualquer mensagem interrompe imediatamente os envios daquela clínica
Seção 06
A Clynx não vende, aluga nem cede dados pessoais de pacientes ou de profissionais a ninguém.
Para prestar o serviço, a Clynx usa fornecedores de apoio, sempre por contrato com cláusulas de proteção de dados, instruções por escrito e limitação ao estritamente necessário. Eles são divulgados por categoria; a lista de categorias vigente está no Acordo de Tratamento de Dados, e mudanças são comunicadas às clínicas com antecedência.
Hospedagem, banco de dados e armazenamento de arquivos: Em servidores localizados no Brasil
Provedores de modelos de inteligência artificial e de transcrição de áudio: Recebem apenas o necessário para a tarefa, sem identificação direta do paciente sempre que a tarefa permitir, e sem autorização para usar os dados em treinamento
Entrega de e-mail e de mensagens de WhatsApp: Para as comunicações que a clínica e o paciente configuraram
Meios de pagamento: Para cobranças, recibos e conciliação, quando a clínica ativa esse recurso
Assinatura digital e receituário eletrônico: Quando o profissional usa certificado digital ou prescrição eletrônica
Localização aproximada do acesso: A partir do endereço IP, apenas para a trilha de auditoria da clínica (cidade, nunca coordenadas)
Integrações que o profissional conecta por conta própria: Como a agenda pessoal descrita na seção sobre serviços do Google, sempre revogáveis
Autoridades: Quando houver ordem judicial ou requisição fundamentada de autoridade competente
Transferência internacional (Art. 33): a hospedagem e o armazenamento ficam no Brasil. Algumas categorias de apoio — provedores de modelos de inteligência artificial, entrega de e-mail e meios de pagamento — podem processar dados fora do país. Nesses casos a Clynx exige cláusulas contratuais de proteção equivalentes à LGPD e minimiza o que é enviado.
Seção 07
As garantias abaixo valem para todos os dados tratados na plataforma. O detalhamento das práticas está na página de segurança.
Criptografia
Dados protegidos por criptografia em trânsito e em repouso. Certificados digitais e documentos assinados recebem uma camada adicional de proteção
Servidores no Brasil
Hospedagem, banco de dados e arquivos armazenados em território nacional
Acesso por papel e por módulo
Cada pessoa da clínica vê só o que o papel dela permite; a clínica pode restringir um profissional aos próprios pacientes
Autenticação em dois fatores
Disponível para toda a equipe; a clínica pode torná-la obrigatória por papel e encerrar as sessões de um usuário
Auditoria
Todo acesso a prontuário e toda alteração ficam registrados com quem, quando e de onde. A clínica consulta e exporta
Segredos fora de tela e de registro
Senhas, chaves e certificados nunca aparecem em telas, exportações ou registros de auditoria
Continuidade
Cópias de segurança automáticas e diárias do banco de dados, com a mesma proteção do dado original
Fornecedores sob contrato
Operadores de apoio recebem só o necessário e respondem por cláusulas de proteção de dados
Seção 08
Cada dado tem um prazo, e o prazo publicado aqui é o mesmo que a plataforma aplica. Terminado o prazo, o dado é eliminado ou anonimizado em definitivo.
20
anos
Prontuário e registros clínicos
Res. CFM nº 1.821/2007
Contados do último registro. Guarda obrigatória, mesmo após pedido de exclusão.
5
anos
Recibos, notas e registros fiscais
CTN, Art. 173
5
anos
Trilha de auditoria (quem alterou o quê)
Prestação de contas — LGPD, Art. 6º, X
2
anos
Registros de acesso ao prontuário e à aplicação
Acima do mínimo de 6 meses do Marco Civil, Art. 15
2
anos
Mensagens e conversas de WhatsApp
Execução do contrato e defesa em processo
180
dias
Fotos, documentos e áudios recebidos por WhatsApp
Minimização — LGPD, Art. 6º, III
O que a clínica leva para o prontuário segue o prazo do prontuário.
30
dias após a transcrição
Áudio original de consulta (quando gravado com consentimento)
Minimização — LGPD, Art. 6º, III
30
dias após a nota clínica
Transcrição bruta de consulta
Minimização — LGPD, Art. 6º, III
A nota clínica revisada pelo profissional vai para o prontuário.
7
dias
Registros técnicos de processamento por IA
Diagnóstico de falhas — LGPD, Art. 7º, IX
2
anos ou até o pedido de exclusão
Contatos e pedidos de demonstração feitos no site
Legítimo interesse — LGPD, Art. 7º, IX
Quando a clínica encerra a conta: ela exporta tudo, mantém acesso somente leitura por 90 dias e, depois, o que não tem guarda legal é eliminado. O que tem guarda legal fica bloqueado, sem uso, até o fim do prazo.
Seção 09
Conforme os artigos 17 a 22 da LGPD, o titular pode, a qualquer momento:
Confirmar e acessar: Saber se há tratamento e receber uma cópia dos seus dados, em PDF legível ou em formato aberto (JSON)
Corrigir: Dados incompletos, inexatos ou desatualizados
Anonimizar, bloquear ou eliminar: Cadastro, fotos, documentos e mensagens são apagados; o que a lei obriga a guardar fica anonimizado e bloqueado
Portar: Receber os dados em formato aberto para levar a outro serviço
Revogar o consentimento: Pelo WhatsApp (PARAR) ou por pedido; o histórico do consentimento é preservado como prova
Saber com quem foi compartilhado: As categorias de operadores de apoio, conforme a seção anterior
Todo pedido recebe um número de protocolo e resposta em até 15 dias (Art. 19). Pacientes podem pedir à clínica, que tem a ferramenta dentro da plataforma, ou à Clynx, que localiza a clínica responsável e acompanha até a conclusão.
Dados clínicos têm guarda obrigatória (20 anos, CFM). Quando parte do pedido esbarra nessa obrigação, o titular recebe por escrito o que foi apagado, o que ficou retido, o fundamento e a data em que a retenção termina. O passo a passo está em clynx.com.br/dados.
Prazo de resposta: até 15 dias (Art. 19 da LGPD)
Seção 10
A Clynx usa tecnologia própria de inteligência artificial em quatro assistentes, cada um com uma finalidade definida e controlada pela clínica:
Vox
Atendimento pelo WhatsApp: agendamento, confirmação, cobrança e dúvidas administrativas. Só usa o conhecimento que a clínica liberou e nunca revela dado clínico pelo telefone
Elo
Relacionamento pós-consulta e retornos, dentro das preferências e do consentimento de cada paciente
Cortex
Assistente da equipe: agenda, lembretes, cobranças e relatórios, com o mesmo controle de acesso do painel
Pulse
Campanhas de retorno, só para quem autorizou comunicações de marketing
Garantias
Os dados são usados apenas para prestar o serviço à clínica. Não treinam modelos, nem os nossos, nem os de terceiros
Minimização antes do processamento: transcrições de consulta e laudos enviados para interpretação seguem sem o nome do paciente; buscas em literatura médica não carregam dados pessoais
Nenhuma decisão clínica é automatizada. Toda sugestão passa pelo profissional, que pode aceitar, editar ou descartar
O paciente é informado no primeiro contato de que o atendimento tem apoio de tecnologia e pode falar com uma pessoa quando quiser
A clínica liga, desliga e configura cada assistente, e todas as interações ficam registradas e auditáveis
Registros técnicos do processamento são eliminados em 7 dias
Seção 11
Profissionais podem, por decisão própria, conectar a conta Google pessoal ao Clynx para que o assistente da equipe (Cortex) consulte a agenda e, quando esse recurso estiver habilitado, e-mails recentes. A conexão é individual, opcional e pode ser desfeita a qualquer momento.
O que é acessado: Endereço de e-mail da conta (identificação) e a disponibilidade da agenda do Google, isto é, apenas os horários livres e ocupados, sem título, descrição, local ou participantes dos compromissos. Se, no futuro, a leitura de e-mails for habilitada e autorizada pelo profissional, serão acessados apenas metadados e um trecho inicial (remetente, assunto, data). Tudo em modo somente leitura: o Clynx nunca cria, envia, altera ou apaga eventos ou e-mails.
Para que é usado: Exclusivamente para responder perguntas feitas pelo próprio profissional ao assistente (por exemplo, "tenho compromisso amanhã?" ou "chegou e-mail do laboratório?") e evitar choque de horário com a agenda da clínica.
O que é armazenado: Apenas a credencial de acesso (token de atualização), cifrada em repouso, e o endereço de e-mail da conta. Horários da agenda e conteúdo de e-mails não são gravados no Clynx; são lidos no momento da consulta e descartados.
Com quem é compartilhado: Com ninguém. Os dados do Google não são vendidos, não são usados para publicidade, não alimentam perfis e não são usados para treinar modelos de inteligência artificial. Só o profissional que conectou a conta consegue acioná-la; outros membros da clínica não veem esses dados.
Registro e revogação: Cada consulta fica registrada em uma trilha de auditoria visível ao administrador da clínica. O profissional pode desconectar a conta em Mission Control → Conexões, o que apaga a credencial no Clynx e revoga o acesso junto ao Google; também é possível revogar em myaccount.google.com/permissions.
Garantias
O uso e a transferência de informações recebidas das APIs do Google pelo Clynx obedecem à Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado (Limited Use).
Acesso somente leitura, acionado apenas por pedido explícito do próprio titular da conta.
Nenhum dado do Google é retido além da credencial de acesso, que é excluída na desconexão.
Seção 12
Em conformidade com o Art. 41 da LGPD, a Clynx designou um Encarregado de Proteção de Dados responsável por:
Aceitar reclamações e comunicações dos titulares
Receber comunicações da ANPD e adotar providências
Orientar funcionários e contratados sobre práticas de proteção de dados
Executar as demais atribuições determinadas pela Clynx ou pela legislação
Canal exclusivo para questões de proteção de dados
Seção 13
Se um incidente puder causar risco ou dano relevante aos titulares, a Clynx comunica a clínica controladora em até 48 horas a partir da confirmação, com o que aconteceu, quais dados foram afetados e as medidas tomadas, e comunica a ANPD e os titulares conforme o Art. 48 da LGPD.
Relatos de vulnerabilidade são bem-vindos pelo canal dpo@clynx.com.br e pelo arquivo público de segurança do site (/.well-known/security.txt).
Seção 14
Esta política poderá ser atualizada periodicamente para refletir mudanças na legislação, nos serviços oferecidos ou nas práticas de tratamento de dados.
Cada versão tem número e data. Alterações relevantes são comunicadas por e-mail aos clientes ativos e, ao entrar na plataforma, o responsável pela clínica é chamado a aceitar a nova versão; o aceite fica registrado com data, hora, versão e origem. O histórico completo está no fim desta página.
